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제목 스마트 워크와 단순화(Simplification)
등록인 어재영 등록일 2018.12.21

스마트 워크와 단순화(Simlification)

아인스파트너 인재개발트레이너 어재영 작성

 

 조직과 업무를 합리화 하기 위해서는 다양한 생각과 방법이 있겠지만, 가장 널리 알려진 것 중에 하나가 3S이다.  ‘합리화의 3S’라고 하는 Standardization (표준화), Simplification(단순화), Specialization(전문화)가 그것이다. 사실 현장의 관리자들 중 특히 공장 합리화나 생산성 혁신, 프로세스 개선 파트에서 업무를 해본 경험을 가진 분들이라면 모두들 익히 잘 알고 있는 내용일텐데, 최근 스마트 워크와 관련해 다시 단순화에 대한 관심이 높아지고 있다.

 

사실 현업의 실무자들에서는 업무로드와 관련해 가장 많은 불만을 갖고 있는 테마이기도 하다. 중복된 보고서와 수많은 회의, 명확하지 못한 R&R(Role & Responsibility, 역할과 책임), 업무 우선순위 선정의 어려움이나 시간의 지연을 통한 불필요한 야근, 구성원간 혹은 내부 조직간 협력의 어려움을 유발하는 내부 프로세스의 복잡화와 관료화 등 우리가 흔히 조직 생활에서 어쩔 수 없는 만성화된 영역으로 인식하고 그 근본적인 해결을 방치하거나 미루고 있는 경우가 많은 영역이다.

 

단순화는 이러한 우리의 삶을 지배하는 '많은 것이 좋은 것'이라는 문화보다 '제거'의 미학이 훨씬 강력하고 우리를 자유롭게 해준다는 것을 주장한다. 따분한 업무, 의미 없는 일, 불필요한 사회적 의무 등을 없애 버리면 진정으로 중요한 사안에 집중할 수 있게 되고, 이것은 우리 모두가 바라는 조직의 성과로 이어진다는 아주 단순하지만 강력한 이야기를 하고 있다. 결국 단순화의 본질은 특정한 행위가 아니라 사고방식의 영역이라는 것이다.

결국 단순화는 일하는 방식을 바꾸고, 업무를 단순화하고, 불필요한 일을 제거하고, 할 일의 목록을 가볍게 만들겠다는 것으로, 복잡성의 기업문화를 단순화의 기업문화로 바꾸어야 한다는 이야기다.

밖으로 눈을 돌려 봐도 지금과 같은 VUCA의 시대에 복잡성은 필연적으로 조직의 혁신과 적응력을 떨어뜨리기 때문에 단순화를 통한 경쟁우위를 가져가기 위한 노력이 필요하다. 이를 위해서는 중복된 일을 제거하고 명료하게 소통하며 단순화를 습관화하는 것이 절대적으로 요구된다. 이를 통해 시간 낭비업무와 가치 창출 업무를 구분하고 과도한 업무의 압박을 없애고 권한을 부여하여 진정으로 중요한 일을 하면서 하루를 보람 있게 보내자는 것이다.

 

본질적으로 더 많은 것을 추구하는 ‘복잡성’의 사고방식을 더 의미 있는 것을 추구하는 ‘단순화’의 사고방식으로 전환하는 것이 중요하다. 이러한 문제를 제기하면 대부분 조직 전체의 문제로 확대하거나 개인의 통제를 벗어난 영역으로 외부적 요인인 규정이나 정책의 영역에서 해결하고자 하지만, 사실 많은 부분 아니 어쩌면 대부분은 우리 자신이 의도치 않게 만들고 있다. 현장에서 유행하는 린 방식이나 식스 시그마, 애자일의 스프린트나 스크럼의 기반도 이와 같은 시도를 체계적으로 하고자 하는 노력의 일부이다. 단순화 대상의 기본적인 영역은 회의, 이메일, 보고서, 화상회의이다. 이러한 영역들로부터 시작해서 조직을 보다 더 역동적이고 혁신적이며 더 수익성 있게 만들고 직원들이 더 큰 보람을 느끼며 생산적으로 일하는 공간으로 탈바꿈시켜야 한다.

 

잠시 숨을 돌리고 당신이 오늘 해야 할 ‘필요’가 있는 모든 일, 즉 회의, 이메일, 전화통화, 그리고 신경을 써야 하는 온갖 서류와 절차들을 한 쪽으로 밀어 놓아 보라. 그리고 당신이 진정으로 원하는 업무를 하며 오늘 하루를 보낼 수 있다고 상상해 보자. 무슨 일을 하고 싶은가? 의미 있는 성과를 거둔 상상 속의 만족감과 실제 하루를 마감하면서 경험한 느낌을 대비해 보라. 일과의 대부분을 차지하는 잡다한 일, 일상적인 일, 의미 없는 일을 마법처럼 사라지게 한다면 어떤 일이 벌어질까? 구성원들이 창의적인 사고와 의미 있는 활동을 통해 정말 좋아하는 일을 할 기회를 가지고 자기 업무에 대한 의미와 중요성을 기준을 깨닫는 시간이 될 것이다.

 

마지막으로 이 모든 조직 환경을 경영진이나 일부 혁신부서가 주도하면서 만들어 주어야만 한다고 얘기하는 것은 아니다. 오히려 구성원들이 스스로 현업의 자기 업무에서 이러한 시간과 여유를 만들어 낼 수 있는 ‘단순화’ 능력을 키우도록 학습할 기회와 여건을 만들어 주는 것이 더욱 중요하다. 어려운 환경 속에서도 ‘단순화’의 변화를 만들어 낼 수 있는 구성원의 능력을 키워 주는 게 더 나을 수도 있다는 것이다. 이러한 능력이 키워지면 기업문화가 바뀌고 조직의 근무 환경이 더 나아지고, 나아가 이들이 리더가 되면 조직은 자연스레 더 나아지게 될 것이다.

 

 

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